第4回幹事会

第4回幹事会議事録

一泉同窓会 31期幹事会 第4回議事録

日時:平成22年1月16日(土) 15:00 – 17:00
場所:港区生涯学習センタ・ばるーん(203学習室・和室)

出席者(以下、敬称略):
31H桶田 32H薬袋 33H上野、岩本、奥谷 34H 紫藤、舘、船山 35H河越、武田
36H河村 37H番田、向 38H賀谷、坂本 39H村上

資料:質問集(31期幹事会ノート201001.xls)
役割についてのメール本文
引継ぎCD概要(31期幹事会ノート201001.xls)
スケジュール(賀谷さん作成と、29期の関東一泉同窓会概略スケジュール(役割分担表より))
平成20年度 関東一泉同窓会 総会 幹事29期役割分担表(日程別)
役割詳細検討表.xls (31期、平成15年、平成19年対比 坂本さん作成)
関東一泉同窓会総会プランニングメモ −企画編― (向さん作成)
会場費および宴会費内訳(河越さん作成)

1.配布資料の説明(by坂本)
(1)質問集
各メンバーからの質問票のとりまとめ。引継ぎCDを踏まえてのコメント付
(2)役割についてのメール本文
(3)引継ぎCD概要(31期幹事会ノート201001.xls)
1999年からの資料が保存されている。
以下のドキュメントは要確認。
全体 注意事項、指摘事項、金沢事務局長との打ち合わせメモ
会計 全般
会計・渉外・受付 協力範囲 出勤証憑、予算案
動員渉外 動員手順
(4)スケジュール(31期と、29期の関東一泉同窓会概略スケジュール(役割分担表より)
31期スケジュールは、29期と比べ、多少前倒し気味。
(5)平成20年度 関東一泉同窓会 総会 幹事29期役割分担表(日程別)
以下文言等気になる部分の詳細を引き継ぎ時に要確認。
本部と調整、一泉同窓会本部へ送付、MIXIの進行要領作成、会長訪問等
(6)役割詳細検討表.xls (31期、平成15年、平成19年対比 坂本さん作成)
企画・構成欄の、会場系を黄、受付系をピンクとした。

2.2月27日引き継ぎ会での質問項目の確認
(1)事務局
・反省点等、各担当間でもれた業務の有無が知りたい。
・注意事項の確認をしたい。
(2)会計
・会計は、事前に(1/27)に、30期からの引継ぎ会を実施予定。
・CD資料の会計部分は、参考のため、会計担当に送付する。(by坂本)
・ベルサール九段の支払いは、会計担当が引き継ぎ後に実施。
・今までの、会議室代等は、引継ぎ後に支払い予定。
・昨年度は予算の修正が発生しているようなので、その経緯は引継ぎ時に確認。
(3)企画構成
・今後検討すべき内容について、配布資料プランニングメモをもとに確認。(by向)
・CD資料に来賓関連の資料はあるため、要確認。
・式次第の印刷を能登印刷に出すのは慣例かどうか、要確認。
(4)動員渉外
・動員手順等、CD資料で、要確認
・下の期の幹事を確認したい。
・HPのリンク先はスポンサーとはかぎらないため、経緯等、要確認
(5)その他
・全体スケジュールでの確認項目:
イベント・コンテンツの、全体幹事会への事前説明時期。
・幹事会の会議室:
八重洲は高いので、他に変更可能か。
・繰越金額の考え方:
CDの情報等をもとに、再確認する。
(6)質問表のとりまとめに関して
2/12ごろまでに、坂本さんに集約。
30期の北川さんへ、事前に送付。
全体会で確認すべきことは北川さんへ事前確認。
3.2月27日の引継ぎ会出席者
12:00〜14:00全体会 30期からの報告
  出席者:賀谷、武田、坂本、番田、向、河越、桐生、岩本(依頼)、会計1名、薬袋
14:00〜16:00 30期との引継ぎ会
可能な方は、ご出席願います。

4.会場費関連 報告(by 河越)
配布資料「会場費および宴会費内訳」
有料備品には、スポットライトも含まれると判断。
参考として3案を作成。今後、要検討。

5.次回31期幹事会について
 3月13日(土)とする。
(第3土曜は20日であるが、3連休の初日で、かつ、2月が引継ぎ会となったため1週前とする)

懇親会(新年会)
内幸町 胡椒饅頭KIKI
合流:39H 村上
以上